Google Team Drive Là Gì? Cách Cài Đặt Và Sử Dụng.

Google Team Drive là một dịch vụ ra đời đã lâu nhưng chưa được nhiều người biết đến, trong bài hướng dẫn này tôi sẽ gửi tới các bạn thông tin chi tiết Google Team Drive là gì? Cách cài đặt và sử dụng Team Drive cùng những mẹo nhỏ giúp tận dụng dịch vụ lưu trữ Google Team Drive với dung lượng không giới hạn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các nội dung cập nhật trong Google Team Drive.

Google Team Drive là gì?

Google Team Drive là một không gian chung để các Teams trong công ty của bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Không giống những file trong My Drive, tài liệu trong Team Drive thuộc về một Team thay vì một cá nhân. Vì vậy ngay cả khi những thành viên trong Team nghỉ việc, những file này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý: Team Drive chỉ được hỗ trợ ở các bản G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite for Education. Nếu bạn không bật được Team Drive, hãy liên hệ với admin của công ty nơi bạn làm việc.

Người dùng G Suite bản Basic hoặc G Suite bản miễn phí không có tài khoản G Suite (tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp) sẽ không dùng được Team Drive.

Nếu tài khoản của bạn chưa có Google Team Drive, bạn có thể mua ngay các gói G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite Education nhé.

Cách cài đặt Team Drive

Đầu tiên bạn cần mở Google Drive (drive.google.com). Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.

Click “New”  trên đầu Nhập tên Team Drive mà bạn muốn “Click Create”.

Ví dụ: John’s Team,Quản lý, Nhân sự,… 

Bạn có thể tạo nhiều folder Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file,…trước hết bạn phải lựa chọn một folder Team Drive mà bạn muốn thay đổi.

Lưu ý: Nếu bạn không tạo được Team Drive, Quản trị viên của bạn có thể đã tắt chức năng này. Liên hệ quản trị viên của bạn để được hỗ trợ.

Nếu bạn là quản trị viên G Suite. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau để bật Team Drive cho doanh nghiệp của mình:

  • Truy cập vào Google Admin Console (admin.google.com) Apps G Suite → Drive and Docs Chắc chắn App Drive đã được bật bằng cách bấm nút Thêm (More) và chọn Bật cho tất cả mọi người (ON for everyone).
  • Chọn Thiết lập chia sẻ (Sharing Settings) Chọn tổ chức (Organizational Unit) phù hợp, mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.
  • Trong mục “Team Drive Creation”, Bỏ check “Prevent Users In” <Your Domain> “from Creating New Team Drives”.
  • Chọn Lưu (Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn

1.Cách thêm thành viên và phân quyền truy cập:

Nếu bạn thêm một thành viên mới, họ sẽ được cấp đầy đủ các quyền upload, edit, xóa file hoặc mời thành viên mới. Tuy nhiên bạn có thể dễ dàng thay đổi quyền của các thành viên này.

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý: Để thêm thành viên và cài đặt phân quyền, bạn cần có Full Access trước:

  • Trên thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một “Team Drive”
  • Nhìn lên phía trên, bên dưới tên của Team drive, chọn “Add members”
  • Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một Team Google group
  • (Tùy chọn) để thay đổi quyền từ “Full access”, nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh từ “Full”, và chọn quyền mới.
  • Nhập tin nhắn (Tuỳ chọn)
  • Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn “Skip sending notifications”(Tuỳ chọn)
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

2.Thay đổi quyền của các thành viên trong Team Drive

Để phân quyền cho mỗi thành viên, bạn cần có Full Access:

  • Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Google Team Drive
  • Ở bên trên, ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn “Manage members”
  • Chọn tên thành viên mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào vào mũi tên chọn phân quyền mới
  • Click “Done” để hoàn tất

     

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

3. Xóa thành viên

Để xóa thành viên, bạn cần có Full Access:

  • Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một “Team Drive
  • Ở bên trên, ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống à chọn “Manage members”
  • Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn “Remove Member”
  • Click ”Done” để hoàn tất.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Google Team Drive, có thể họ vẫn còn quyền truy cập vào một số file đã được share theo những cách khác. Ví dụ: Các file được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều xem được” thì họ vẫn sẽ truy cập được.

4. Cách thêm file và folder trong Team Drive

4.1. Cách tạo một thư mục mới

  • Trong thanh điều hướng bên trái, nhấn vào một Team Drive hoặc thư mục hiện có.
  • Nhấn vào “New” “Folder”.
  • Nhập tên thư mục.
  • Nhấn vào “Create”.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý: Để chuyển dời thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.

4.2. Cách tải lên thư mục hiện có từ máy tính của bạn:

  • Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.
  • Trên máy tính của bạn, hãy kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive. Hoặc, nhấn vào “New” “Folder Upload”.

4.3. Cách thêm và mở các file:

Để thêm file vào một Team Drive, ít nhất bạn cần có “Edit Access”. Bất kỳ tệp tin nào bạn thêm vào đều thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive thì tệp tin của bạn vẫn sẽ lưu giữ trong nhóm.

  • Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một thư mục Team Drive.
  • Kéo file đang có trong máy tính và thả nó vào trong thư mục đã chọn. Hoặc, nhấn vào “New” và chọn một trong các lựa chọn dưới đây:
    • Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets
    • Để tải file lên, hãy chọn “File Upload”. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.
  • Nhấn đúp vào một tệp để mở.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

5. Cách quản lý các file

Sau khi bạn thêm các tệp tin, bạn có thể gắn sao vào các tệp tin quan trọng. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu về:

5.1. Đánh dấu sao các file quan trọng

Đánh dấu các file quan trọng để bạn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần.

Chỉ cần ấn chuột phải vào file hoặc folder và chọn “Add star”.

Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhìn sang thanh điều hướng bên trái, nhấn vào “Starred”.

 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

5.2. Di chuyển các file

Bạn có thể di chuyển bất kỳ file nào mà bạn sở hữu vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một folder Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.

Để di chuyển các tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive , kéo tệp tin vào thư mục đích trong Team Drive.

 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý:

  • Để di chuyển file giữa các Team Drive, bạn phải có “Full Access” vào thư mục Team Drive gốc và ít nhất là “Edit Access” của thư mục Team Drive đích.
  • Nếu người khác sở hữu tệp tin đó, bạn phải nhờ họ di chuyển nó (bạn không thể di chuyển file mà mình không sở hữu).
  • Để di chuyển các folder, hãy liên hệ với admin của bạn.

5.3. Xóa hoặc khôi phục file.

  • Xóa một file:
    • Bạn phải có “Full access” để xóa một file.
    • Lựa chọn file bạn muốn xóa. Ở phía trên cùng bên phải, nhấn vào biểu tượng thùng rác.
    • Thao tác này sẽ xóa file cho tất cả mọi người.
    • Nếu ai đó vô tình xóa một file, bạn vẫn có thể khôi phục lại file đó.
  • Khôi phục một file:
    • Bạn phải có “Edit access” hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp tin nào đó.
    • Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.
    • Ở phía trên cùng, bên cạnh tên của Team Drive, nhấn vào mũi tên trỏ xuống à “View Trash”.
    • Lựa chọn tệp tin bạn muốn khôi phục và chọn “Restore” (biểu tượng chiếc đồng hồ).
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

5.4. Tìm kiếm một file.

  • Để tìm file trong một Team Drive nào đó:
    • Trong thanh công cụ tìm kiếm à “Search”, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.
    • Bên cạnh Location, nhấn vào “Anywhere”.
    • Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể.
    • Nhấn vào “Select”
    • (Tùy chọn) Bạn có thể nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể, chẳng hạn như loại file hoặc thời gian mà file được chỉnh sửa.
    • Nhấn vào “Search”
  • Để tìm kiếm một folder trong Team Drives:

 Bạn chỉ có thể tìm kiếm các thư mục trong My Drive hoặc trong Team Drive.

    • Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống và bạn sẽ thấy cửa sổ “Advanced window” hiện lên, hãy đi tới trường “Location”.
    • (Tùy chọn) Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ cụ thể liên quan đến tệp tin hoặc thư mục, hãy nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm.
    • Bên cạnh “Location”, nhấp vào “Anywhere” và chọn “Team Drives”.
    • Khi bạn tìm thấy thư mục bạn muốn tìm kiếm, nhấn vào “Select”
    • Nhấn vào “Search” để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

6. Chia sẻ và cộng tác

Mọi file bạn đưa vào Team Drive sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên của Team Drive. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chia sẻ các file đang lưu trong Team Drive với những người trong doanh nghiệp của bạn, dù họ không phải là thành viên của Team Drive. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

6.1. Chia sẻ các file.

Để chia sẻ file, ít nhất bạn cần phải có “Edit Access” đối với file đó

Lưu ý:

Doanh nghiệp của bạn có quyền hạn chế việc chia sẻ file ra bên ngoài công ty. Hãy liên hệ admin để biết thêm thông tin.

  • Chia sẻ tệp tin với các cá nhân hoặc nhóm:
    • Nhấn vào một file cần chia sẻ
    • Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người có dấu + bên trái)
    • Thêm tên, địa chỉ email hoặc Google Group
    • (Tuỳ chọn) Để thay đổi quyền truy cập từ “Edit”, hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống và cấp một quyền truy cập khác.
    • (Tuỳ chọn) Thêm một tin nhắn
    • Nhấn vào gửi “Send”
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Nếu bạn đặt quyền truy cập là chỉ “View” hoặc “Comment”, bạn có thể ngăn việc người khác tải xuống.

  • Gửi link truy cập qua email:
    • Nhấn chuột vào file bạn muốn chia sẻ
    • Nhấn vào vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
    • Nhấn vào “Who has access”
    • Ở bên cạnh phần “Link share off”, chọn mũi tên trỏ xuống
    • Sau khi hiện lên link URL, nhấn vào “Copy”. Giờ đây link file sẽ nằm trong bộ nhớ tạm của bạn.
    • Click vào Hoàn tất à “Done”
    • Dán link truy cập file vào email mà bạn sẽ gửi đi.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

  • Chia sẻ link truy cập
    • Nhấn vào một tệp tin cần chia sẻ
    • Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
    • Nhấn vào “Who has access”
    • Bên cạnh phần “Link sharing off”, nhấn vào mũi tên trỏ xuống
    • Bật chế độ Chia sẻ liên kết à “Link Sharing on”
    • Nhấn vào mũi tên trỏ xuống, và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cài đặt cho người khác.
    • (Tùy chọn) Để cho phép chia sẻ file với mọi người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, hãy nhấn vào “Allow external access”.
    • (Tùy chọn) Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy nhấp vào “Findable in search results”.
    • Khi đã hoàn tất thao tác, nhấn” Done”
    • Bất cứ ai có đường link này đều có thể truy cập tệp.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý: Bạn có thể không thấy một số chức năng tuỳ chọn nhất định nếu admin của bạn đã tắt chúng.

6.2. Huỷ chia sẻ một số tệp tin

  • Huỷ chia sẻ một số tệp tin với mọi người trong doanh nghiệp của bạn:
    • Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.
    • Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ
    • Chọn “Who has access”
    • Tắt chế độ Chia sẻ Liên kết à “Link sharing off”
    • Nhấp vào Hoàn tất à “Done”.
 

 

  • Huỷ chia sẻ một số tệp tin với một cá nhân
    • Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.
    • Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ
    • Lựa chọn “Who has access”
    • Nhìn sang bên phải tên của các thành viên đang được chia sẻ, nhấp vào mũi tên trỏ xuống à “Remove”.
 

Google-Team-Drive

Ảnh: Google Team Drive. 

Lưu ý: Nếu bạn hủy chia sẻ một file nhưng file đó vẫn được chia sẻ với cả doanh nghiệp hoặc một nhóm bao gồm người vừa bị hủy quyền truy cập, thì họ vẫn có thể truy cập file.

Một vài lưu ý khi sử dụng Google Team Drive

– Kích thước File upload không vượt quá mức cho phép còn lại trong tài khoản Google Drive của bạn. Có nghĩa là nếu bạn đã sử dụng 6G trên tổng số 15G cho phép thì kích thước file bạn upload vào Google Team Drive sẽ không được vượt quá 9G data.
– Bạn không thể di chuyển thư mục từ bên Google Drive vào Google Team Drive, Bạn có thể di chuyển File mà thôi, dĩ nhiên file đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn thì mới được nhé.
– Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn thì bạn có thể copy sao chép file đó thành file của bạn trước khi di chuyển vào Google Team Drive.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *